Cómo escribir una carta o email formal.

Carta/email formal

Cuando el correo electrónico no existía y los negocios se trataban mediante cartas escritas en papel, la formalidad era un poco más estricta. Supongo que las nuevas tecnologías, de alguna manera, nos han hecho un poco más flexibles a la hora de relacionarnos con los demás, aunque se trate de escribir una carta o email formal.

Ante todo, nosotros mismos debemos valorar elgrado de formalidad que necesitamos para comunicarnos, qué relación real tenemos con la persona a la que le estamos enviando un email, ¿hemos tenido contacto anteriormente? Si es así, ¿ha sido telefónico? ¿por carta o email? ¿en persona?. Con estos datos y, siempre usando nuestro sentido común (common sense), seremos capaces de escribir una carta o email con la formalidad requerida para cada ocasión.

Asunto

Si escribes un email, lo básico es que, en el apartado Asunto, no les cuentes tu vida. El ‘asunto’ (subject) debe ser directo y conciso y debe expresar claramente el motivo del mensaje. No escribas “Hello”…no estás escribiendo a tu prima de Benidorm… Un ejemplo podría ser: “Meeting Magazine Survey 18/10/2014”

Saludos

En primer lugar vamos a ver las formas de saludar más típicas, tanto informales comoformales, tú sabrás el grado de formalidad necesario para cada caso.

Informal:

• Hi Peter,
• Hello Sandra,
• James,

Formal:

• Dear Mrs. Rogers,
• Dear Julian Scott,

Cuando no conoces a quien te diriges puedes escribir:

• Dear Sir or Madam,
• To Whom It May Concern (esta está un poco anticuada) A quién corresponda

*Fíjate que en inglés “Dear” implica una manera formal de dirgirse a la gente por escrito (como nuestro “Estimado Señor”); no es tan “formal” en inglés oral—en este post te explico mi experiencia personal con el “dear“: Fallos, falletes y meteduras de pata

Para dirigirte a una mujer que no sabes si está casada o soltera, se recomienda el uso de Ms, en lugar de Mrs o Miss. Aquí te dejo una tabla con los títulos personales:

Por cierto, ¿se pone un punto después de estos títulos? El tema parece confuso, pero es muy sencillo: en inglés americano sí se pone punto, mientras que en inglés británico se omite:

• Ms. (AmE), Mr. (AmE), Mrs. (AmE)
• Ms Mr Mrs (BrE)
• Miss (no lleva punto ni en británico ni en americano)

Estructura

La estructura de una carta o email tiene tres componentes básicos que generalmente coinciden con muchos otros tipos de writingsque iremos viendo en futuros posts.

1. Introduction
2. Body
3. Conclusion 

Veámoslos uno a uno:

Introducción

En primer lugar debes presentarte y luego tienes que explicar brevemente el motivo del email.

Por tanto, empezarás diciendo:

• My name is…

y seguirás con alguna de estas expresiones habituales:

• I am writing with regard to…Le escribo con respecto a…
• I am emailing in reference to…Le envío este email en referencia a…
• I am contacting you to…Me pongo en contacto con usted…
• In reply to your email, I…En respuesta a su email, yo…
• I am writing in connection with…Le escribo en relación a…
• I would like… Me gustaría…

¡Ojo!:

1. En los escritos formales no se suelen usarcontracciones aunque cada vez (dependiendo del grado de formalidad) son más habituales. En principio, la norma general es: No escribas: I’ve gone, debes escribir la forma completa: I have gone.

2. Para empezar un email no uses el Presente Simple para decir “Le escribo este email”, se utiliza el Presente Continuo: “I am writing this email” no “I write this email”.

Body

1. Aquí hay que explicar brevemente qué necesitas, no te vayas demasiado por las ramas, no tienes que explicarles tu vida, ve al grano (to the point), es decir, escribe frases cortas y concisas.

2. Utiliza párrafos para mantener el mensaje ordenado: un email no debería tener más decinco párrafos y cada párrafo debería tenercinco líneas como máximo.

3. No hace falta decirlo, pero por si acaso a alguien se le ocurre…que hay de todo en la viña del Señor, NO ESCRIBAS EL EMAIL ENMAYÚSCULA PORQUE PARECE QUE ESTAMOS GRITANDO AL SEÑOR/A QUE RECIBA EL EMAIL. GRACIAS.

4. Usa siempre la misma fuente de letra, si es Times New Roman, sigue con esa y no cambies aArial en medio del email. Evita usar Comic Sans o alguna fuente similar: usaremos una fuente lo más formal posible, la Times es perfecta.

5. Evita al máximo el lenguaje abreviado que usas en mensajes de texto y whatsapps: no escribas cosas tipo: BTW, TTYL (By the way, talk to you later).

6. No uses emoticonos      

Ahora vamos a ver unas expresiones típicas que te pueden servir para el body de la carta o email:

• We are able to confirm that…Le podemos confirmar
• We regret to inform you that…Sentimos informarle que
• Just a note to say… Solo un apunte para decirle
• Please, could you…? Por favor, ¿podría…?
• Can I have…? ¿Me podría dar…?
• Could you…?  ¿Podría useted…?
• I would really appreciate if you could…Estaría muy agradecido si usted pudiera…
• This is an urgent matter- Es un tema urgente

¡Ojo!

Voz activa vs voz pasiva:

Ten en cuenta que deberás usar gramática sencilla sin florituras y estructuras demasiado complejas. Evita tiempos en pasiva, inversions, etc. En Business English es preferible usar lavoz activa. Mira los ejemplos:

No uses esta estructura en pasiva:

• It was discussed the unconditional surrender of the country

Usa mejor este tipo de frases:

• We discussed the unconditional surrender of the country

Conclusión

Frases comunes para acabar un email:

• Thank you for your help
• I look forward to hearing from you--Espero sus noticias (Fíjate que después de “to” va un verbo en gerundio, no escribas: I look forward to hear from you)
• Thanks in advance (no advanced)
• Please, feel free to contact me if you have any questions– Si tiene alguna pregunta, se puede poner en contacto conmigo
• If you have any questions, do not hesitate to contact me-No dude en ponerse en contacto conmigo si tiene alguna pregunta.
• Let me know if you need anything else (un poquitín menos formal, pero igual de válida)– Infórmeme si necesita algo más.

• Despedida

  Frases para despedirse en una carta o email:
  Informal:
  • Regards,
  • Thanks,
  • Best regards,
  • Best wishes,
  • Kind regards,
  • Best,
  Formal:
  • Yours sincerely,
  • Yours faithfully,
  • Yours cordially,
  • Respectfully,

  Tu firma

  En la firma en inglés, generalmente, se incluye:
  • Nombre
  • Puesto
  • Nombre de la compañía
  • Información de contacto (teléfono, website, dirección de email)